Business Automation - Erfolgsvoraussetzungen – Ablaufrepositories und andere Kleinigkeiten
Beim Einstieg in ein derartiges Vorhaben, lassen sich diese Fangeisen, durch drei dezente Fragen relativ einfach Einkreisen.
Die erste, ist jene, nach den Automatisierungskandidaten. Im Blogbeitrag nach dem «Warum» haben wir schon ein bei uns eingesetztes Assessment thematisiert, welches das Einkreisen dieser Kandidaten erleichtert. Dumm nur, dass dann vielen Teilnehmern klar wird, dass die Menge an Kandidaten grösser ist, als einem lieb sein kann.
Genau hier blockiert es das erste mal, nicht wenige sehen sich in der Situation nicht mehr zu wissen, wo sie anfangen sollen, noch mehr fürchten sie, dass sie an einer ewigen Baustelle arbeiten, und am meisten fürchten sie, dass es viel zu spät zu den ersehnten Erfolgsmeldungen kommt, die jedes Projekt am Leben lassen, bei Ausbleiben aber noch schneller einem Abbruch zuführen.
Der Grund, warum das so ist, liegt darin, dass nur in den seltensten Fällen die Unternehmen sich das zugelegt haben, was man ein Prozess-Repository nennt. Ein Verzeichnis, das folgende Zusammenhänge aufzeigt:
Hätte man die Übersicht darüber, was oder welche konkreten Aktivitäten und Anforderungen zwischen Kunden und Dienstleister (oder Produzenten) ablaufen, wie derzeit darauf reagiert wird und mit welchen Technologien und menschlichen Elementen gearbeitet wird, so würde man vor einem Automatisierungsworkshop eines in Zentrum stellen. Ich nenne diese Übersicht jetzt einmal «Capability-Process-Repository»
Wo schmerzt es in dieser Leistungskette am meisten, am öftesten und am intensivsten?
Aus dem Wald selbst werden also überschaubare Abschnitte. Innerhalb eines gewählten Abschnitts empfehle ich dann immer eine pro Ablauf eine Bewertung nachfolgenden Kriterien:
Denn je öfter im eingegrenzten Bereich etwas gemacht werden muss, je eher man eine Abweichung erkennen kann, je aufwändiger eine allfällige Korrektur und je nerviger eine «Nichtnachvollziehbarkeit» oder «Non-Compliance» wirkt, desto eher haben sie nicht nur die Mitarbeiter im Boot, sondern auch die Entscheider. Kurzum, man weiss, wo man beginnen soll!
Empfehlung Nummer 1: Legen Sie sich also vor dem Automatisieren, einmal diese «oberste Ebene» dieses Prozess-Repository» zu. Es muss nicht perfekt sein, es soll nur aufzeigen, wo es für Umsatz, Kundenbeziehung und Unternehmensfortbestand wichtig ist, ein Auge auf die Abläufe zu haben.
Sie können sich dann später Bereich für Bereich durcharbeiten, nehmen sie nur den schmerzhaftesten Teil zuerst. Gehen Sie dort tiefer, automatisieren Sie.
Hier wird es passieren, dass Sie mit einer Unmenge neuer Erkenntnisse eine vertikale automatisiert haben, und es damit auf der obersten Ebene (an der Schnittstelle Ablauf des Kunden – Antwort des Unternehmens) Folgewirkungen im Repository gibt. Das ist gut und erwünscht – Perfektionierung geht immer vor perfektem Gesamtzustand.
Im Grunde ist genau das fehlende «Capability-Process-Repository» der Grund, warum Unternehmen die letzten Jahrzehnte nicht gezielt in der Automatisierung vorwärtsgekommen sind. Jeder Führungsbereich hat sein eigenes Gärtchen bewirtschaftet, wurde zumeist für Innovationen, technologischen Wildwuchs und architektonisch unkoordinierte Initiative belohnt und viele Technologie- und Beratungshäuser haben an diesem Chaos auch noch freiwillig mitgemacht, weil das kurzfristige Interesse schwerer wog, als die langfristige Zukunftsfähigkeit des Gesamten.
Hätten also COO, CDO und CIO ein derartiges Repository (oder zumindest das Datenmodell dazu, um sich selbst derartiges zuzulegen), wäre schon viel getan. Hinweis am Rande, bei Interesse kann man sich hier gerne bei mir melden.
Es ergibt sich auf Basis dieses «Repositories» nämlich noch ein kleiner Zusatznutzen. Man stelle sich vor, man verknüpft den Capability-Process-Layer mit den umsetzungsgetriebenen Ebenen IT-Service – Technologie – Daten – Compliance- Zulieferer. Man stelle sich weiter vor, dass CDO, COO oder CIO entweder Teilbereich für Teilbereich, oder im Gesamtzusammenhang die gesamte «Bebauung» nachvollziehen, koordinieren und daher auch kostentechnisch begründen können.
Dann wird aus dem «Wald und den vielen Bäumen» das, was eigentlich schon seit Jahren notwendig sein sollte, eine Führungsinstrument für die gesamte Informationslogistik und digitale Transformation des Unternehmens an sich
Und zum Schluss noch eine Antwort auf die Bedenken, dass man mit dem Befüllen dieses Bebauungsplanes auch lange bräuchte und dadurch wieder Tempo verloren ginge.
Wenn man die Befüllung des Repositories so steuert und priorisiert, wie der Schmerz des Unternehmens es erfordert und akzeptiert, dass nicht das ultimativ perfekte im Zentrum steht, sondern entlang der Perfektionierung schon Ergebnisse für alle Beteiligten geliefert und Automatisiert werden, wird’s auch einfacher.
Auch hier stehe ich gerne für einen Informationsaustausch zur Verfügung, sollten Sie strukturiert in eine Automatisierungs-Übung einsteigen wollen.
