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Der durchdachte Prozess - das unbekannte Wesen

22:22:34 13.06.2017 gepostet von helmut.steigele@cascadeit.ch um 22:22:34 13.06.2017
 

When wicked problems occur - Bestpractice approaches fail!

Sobald sich die Ahnungslosigkeit derer zeigt, die es gewöhnt sind auf bekannte und vorkonfektionierte Situationen in Schablonenform, prompt, perfekt und unbrauchbar zu antworten, brauchts zwei Dinge:

1. Die Tür durch die die prompt agierenden Perfektionisten leise abtreten dürfen
2. Erklärungsmodelle und Ansätze, wie man ein unstrukturiertes Ablaufproblem trotzdem und vor allem praktikabel in den Griff bekommt

Was  macht man nun im Prozess-Design, wenn sprichwörtlich nichts da ist, ausser der Problemstellung selbst:

Man behilft sich der Techniken aus dem "Process-Design-Thinking" und arbeitet sich z. B. entlang eines graphischen Hilfsmittels (Canvas) durch die Aufgabenstellung durch:




Dieser Canvas wird von allen Ablaufbeteiligten genutzt und dient  der Beantwortung folgender Fragen:
  • Welche Personen sind vom Ablauf betroffen und sollten daher frühzeitig von Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden?
  • Welche latent vorhandenen "Schmerzen", Risiken und Ziele solllen durch den Ablauf angesprochen, gelindert oder gelöst werden?
  • Wie und mit welchen Informationsinhalten wird der Ablauf befüllt, was geht in welchem Detail in den Ablauf rein, was geht an andere weiter?
  • Welche Aktivität kommt wann, wo, von wem, warum, und zu welchen Anlassfall zum Einsatz?
  • Wie werden Zwischenergebnisse des Ablaufs auf Korrektheit geprüft (Quality-Gates)?
  • Was sind die erwünschten Ergebnisse (Targets) und Absichten (Outcomes), welche erreicht werden sollen?
  • Welchen Nutzen oder Wertbeitrag leisten die Outputs des Ablaufes für andere Abläufe und Abnehmer (Personen, Rollen)?
  • Welche Alternativen gibt es zum erarbeiteten Ablauf?
  • Welche Technologien sind zur Abwicklung, Steuerung und Messung des Ablaufes notwendig und vorhanden?
  • Welche Fähigkeiten werden von den Ablaufanwendern und Empfängern der Ablaufergebnisse vorausgesetzt?
  •  

Und nun zum Eingangssatz zurück: When wicked problems occur - Bestpractice approaches fail!

Rückfragen so mancher Konferenzteilnehmer, Interessenten und fachlicher Sparringpartner haben den Eindruck aufkommen lassen, dass man bisweilen, nur um compliant, best practice oder Framework-konform zu erscheinen, vergisst, warum man spezifische Dinge im Service- und Prozessmanagement tut oder unterlässt.

Ganz böse endet dies, wenn dann zuvor unreflektierte Abläufe nach der Methode des zeitschonenden Cut and Paste ohne entsprechende Hintergrundinformationen und Anlassfälle erstellt, abgeliefert und digitalisiert werden.

Um also einem auf hohem Abwicklungsreifegrad etablierten "Shit in - Shit out" entgegenzuwirken, wurde obiger "Canvas" erarbeitet und kann hier heruntergeladen werden.

Für allfällige Rückfragen, Instruktionen und ergänzende Infos steht der Autor gerne bereit.


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